לאחר שהשקעתם זמן ומאמץ בפינוי ובארגון מחדש של המשרד, חשוב למצוא דרכים יעילות לשמר את הסדר והארגון לאורך זמן. למרות ההתלהבות הראשונית והתוצאה המרשימה, לא פעם קורה שתוך זמן קצר הבלגן מתגנב בחזרה, וכל העבודה הקשה יורדת לטמיון. על מנת למנוע מצב שכזה, יש להטמיע מספר הרגלים וכללים פשוטים בקרב כל העובדים, שיסייעו בשמירה על סביבת עבודה נקייה ומסודרת באופן עקבי. במאמר זה נציע לכם מספר טיפים מעשיים ליישום יומיומי, שיבטיחו שהמשרד שלכם יוסיף להיות מרחב מזמין ונעים גם בעתיד.
הקצו זמן יומי לסידור ופינוי
אחד הכללים החשובים ביותר לשמירה על המשרד מאורגן, הוא הקצאה של מספר דקות בכל יום לסידור הסביבה האישית של כל עובד. בתום יום העבודה או לפני הליכה הביתה, ודאו שכל אחד מקדיש זמן לפינוי שולחן העבודה, להחזרת פריטים למקומם, ולהשלכה של פסולת או מסמכים לא רלוונטים. פעולה פשוטה זו, שאורכת לרוב פחות מ-5 דקות, מונעת הצטברות הדרגתית של בלגן ומייצרת תחושה של התחלה חדשה ונקייה בכל בוקר. מומלץ לרתום את כל הצוות להרגל הזה, ואפילו להגדיר שעת סיום מעט מוקדמת יותר שתאפשר לכולם לסיים את יום העבודה בצורה מסודרת ונינוחה.
הגדירו אזורים לפריטים בשימוש
על מנת למנוע מצב שבו חפצים וציוד נערמים זה על גבי זה ויוצרים בלגן, חשוב להגדיר מראש אזורים ברורים לאחסון הפריטים הנמצאים בשימוש יומיומי. למשל: מדפים עליונים או ארונות סגורים עבור חומרים הדרושים לעיתים רחוקות, מגירות בהישג יד לציוד משרדי שכיח, ומתקנים על שולחן העבודה לפריטים כמו עטים, סיכות או דפים. ככל שתצליחו להקצות לכל דבר מקום ברור וקבוע, כך יקל על העובדים להחזיר אותו למקומו ולמצוא אותו שוב במהירות. ניתן גם להשתמש בקופסאות או מגשים שקופים, שיאפשרו לראות במבט חטוף מה נמצא בפנים ויחסכו חיפושים מיותרים.
השתמשו בכלים דיגיטליים לניהול מידע
אחד מגורמי ההצטברות העיקריים של ניירת ובלגן הוא שמירה מיותרת של מסמכים פיזיים. כיום, בעידן בו רוב העבודה מתבצעת ממילא מול מחשב, מומלץ מאוד לעבור לשימוש בכלים דיגיטליים לניהול וארכוב של מידע. תוכנות כמו Google Drive, Dropbox או Evernote מאפשרות אחסון מסודר של קבצים בענן, גישה מהירה מכל מכשיר, ושיתוף פעולה קל בין אנשי צוות. השתדלו להימנע מהדפסה אם אין בה צורך אמיתי, וסרקו מסמכים פיזיים על מנת לשמור אותם באופן ממוחשב. מעבר לסדר במשרד עצמו, צעדים אלו יתרמו גם לשמירה על הסביבה וחסכון בהוצאות נייר, דיו ומקום אחסון.
קבעו סטנדרטים אחידים וברורים
כדי שהשמירה על הסדר תהפוך לנורמה מחייבת עבור כל הצוות, יש להגדיר כללים וסטנדרטים אחידים שיהיו מובנים לכולם. דאגו לחלק את המרחבים במשרד לאזורים מוגדרים (כמו פינת קבלה, מטבחון, חדר צילום וכו'), וקבעו מה מותר ואסור בכל אזור. פרסמו הנחיות כתובות לגבי נהלי הפינוי והארגון, והציגו אותן בבירור במקומות מרכזיים כמו לוחות מודעות או מסכי מידע. בנוסף, מומלץ להכין שילוט ברור לכל ארון, מדף או מגירה, כך שכל אחד ידע היכן למצוא (או להחזיר) דברים. ככל שהכללים יהיו פשוטים ואינטואיטיביים יותר, הסיכוי שאנשים יפנימו אותם ויצייתו להם לאורך זמן יגדל.
גייסו את כולם לאחריות משותפת
נקודה חשובה נוספת היא גיוס כלל העובדים למחויבות ואחריות משותפת על הסדר במשרד. הדגישו בפני כל אחד את החשיבות של סביבת עבודה נקייה ומאורגנת, והסבירו כיצד זה משפיע על הפרודוקטיביות, התדמית והאווירה הכללית במשרד. עודדו אנשים להעיר או להתריע, בנימוס כמובן, כאשר הם נתקלים בבלגן או באי סדר שנוצר על ידי מישהו אחר. ניתן למנות אחראי מיוחד מכל צוות או מחלקה, שיפקח מדי יום על הסדר והניקיון באזור שלו, ויהיה כתובת לפניות ושאלות בנושא. חשוב גם לתת דוגמא אישית מצד המנהלים והבכירים בארגון, ולשדר מסר עקבי שהנושא בעל חשיבות עליונה עבורם.
הפכו את הנושא לחלק מהתרבות הארגונית
לבסוף, על מנת שההרגלים החדשים יהפכו לחלק בלתי נפרד מ-DNA הארגוני, מומלץ לשלב מעת לעת אירועים או פעילויות הקשורים לארגון וסידור המשרד. למשל, תחרות על עמדת העבודה הנקייה ביותר, סדנת האחסון היצירתית, או אפילו משחק חידות שבו צריך למצוא פריטים לפי רמזים. ניתן גם לקיים מדי תקופה אירוע גיבוש שבמהלכו כולם מנקים ומסדרים יחד את המשרד, ולסיים בארוחה או בילוי משותף כגמול על המאמץ. ככל שתצליחו להפוך את הסדר והארגון לערך מרכזי, ואף לחוויה כיפית ומלכדת, כך הסיכוי שהעובדים יאמצו וישמרו עליו יהיה גבוה יותר.
שימור הארגון והסדר במשרד לאחר פרויקט פינוי הוא אתגר לא פשוט, אך בהחלט אפשרי. שילוב של הרגלים יומיומיים, הגדרת אזורים וסטנדרטים ברורים, מעבר לפתרונות דיגיטליים והטמעת ערכים של ניקיון ואחריות משותפת, יסייעו לכם ליצור שגרה של התנהלות מסודרת. זכרו להשתמש בחברות מומחיות כמו "המרכז לפינוי דירה" גם לצורך רענון או סידור מחודש מעת לעת, וכך לחסוך מעצמכם עבודה מיותרת. בסופו של דבר, משרד נקי ומאורגן אינו יעד חד פעמי, אלא מסע מתמשך שדורש השקעה ומחויבות יומיומית מצד כל השותפים לדרך. עם הכלים הנכונים והגישה המתאימה, אין ספק שתצליחו להגיע ליעד ואף ליהנות מהדרך!
