ארגון מחדש של סביבת העבודה במשרד יכול להיות משימה מאתגרת ולוקחת זמן. לעיתים קרובות, הצטברות הדרגתית של ניירת, ציוד משרדי וחפצים אישיים יוצרת תחושה של בלגן וחוסר סדר, שפוגעים בפרודוקטיביות ובתחושת הרווחה של העובדים. יחד עם זאת, עם תכנון נכון וגישה יעילה, ניתן לבצע שינוי משמעותי בזמן קצר יחסית, וליהנות מיתרונות של מרחב עבודה מסודר ונעים. במאמר זה נשתף כמה טיפים שיסייעו לכם לארגן מחדש את המשרד מבלי לבזבז זמן יקר, ולהפוך את התהליך לחוויה מועילה ומהנה עבור כולם.
קבעו יום ייעודי לארגון
הצעד הראשון הוא לקבוע תאריך ספציפי שבו כל הצוות יתפנה לטובת משימת הארגון. דאגו לתאם מראש עם כל העובדים ולוודא שהיום מסומן בלוח השנה, כדי למנוע חפיפה עם פגישות או משימות דחופות. בחרו יום שבו העומס צפוי להיות נמוך יחסית, ובמידת האפשר הקציבו לפחות חצי יום עבודה (או יום שלם אם מדובר במשרד גדול). הגדרה מראש של מסגרת הזמן תייצר מחויבות ומוטיבציה אצל כולם, ותבהיר את החשיבות שהנהלת החברה מייחסת לנושא. ביום עצמו הקפידו להגיע מוקדם, לדאוג לאספקה של שתייה וחטיפים מפנקים, ואולי אפילו לשלב מוזיקה קצבית שתיצור אווירה של אנרגיה חיובית.
מיינו והיפטרו מכל המיותר
השלב הראשון והחשוב ביותר בפרויקט הארגון הוא למיין את כל הפריטים במשרד ולהיפטר מכל מה שמיותר או שבור. עברו על כל מגירה, ארון ומדף, ובחנו ביסודיות את הצורך בכל חפץ. האם מדובר במסמך רלוונטי או רק בעותק כפול? האם הציוד המשרדי עדיין שמיש או שאפשר להחליפו? פנו לכל עובד שיסקור את הפריטים האישיים שלו, ובמידת הצורך שתפו אותם גם במיון של אזורים משותפים כמו מטבחון או חדר ישיבות. היו נחושים וקפדניים – ככל שתצליחו להיפטר מיותר דברים, כך יהיה קל יותר לשמור על הסדר בהמשך. את הפריטים למיחזור או לזריקה ניתן לארוז בשקיות או קופסאות, ובסוף היום לפנות בבת אחת באמצעות חברה מומחית כמו "המרכז לפינוי דירה".
חלקו את החלל לאזורים
ברגע שנפטרתם מכל המיותר, הגיע הזמן לחשוב על ארגון מחדש של המרחב הקיים. חלקו את המשרד לאזורי עבודה לפי פונקציות או צוותים, כך שלכל קבוצה יהיה מרחב מוגדר עם הציוד והמשאבים הדרושים. למשל: פינת מזכירות עם ערכות משרדיות, אזור של מנהלי חשבונות עם ארונות תיוק, ספריית חומרים לצוות השיווק וכדומה. נצלו את ההזדמנות לבחון האם ניתן לשנות את המיקום של רהיטים גדולים או קירות מחיצה, כדי לנצל טוב יותר את תנאי התאורה והמרחב ולייצר זרימה טבעית יותר. הקפידו לספק לכל עובד משטח עבודה נקי ופרטי, עם מגירות או כוורות אישיות שיאפשרו לו לאחסן בצורה מסודרת את הפריטים הדרושים לו.
השקיעו בפתרונות אחסון חכמים
על מנת לשמור על הארגון לאורך זמן, השקיעו בפתרונות אחסון איכותיים שימקסמו את השימוש בשטח הזמין. מגירות על גלגלים שניתן להכניס מתחת לשולחן, ארונות גבוהים עם דלתות הזזה, ומדפים מודולריים הם רק חלק מהאפשרויות שיעזרו לנצל ביעילות גם את המטרים הפחות שימושיים. רכשו קלסרים אחידים ואסתטיים לתיוק מסמכים, והשתמשו בסלסלות או קופסאות מחולקות לאחסון של ציוד משרדי. שימוש בגוונים בהירים ובחומרים כמו זכוכית או פרספקס יכול לתרום לתחושת מרחב ולהקל על מציאת פריטים. כמו כן, דאגו לשלט בבירור את כל הארונות והמגירות, כדי שכל אחד ידע היכן למצוא את מה שהוא צריך מבלי לבלגן מחדש את הסדר.
הטמיעו הרגלים לשמירה על הארגון
לבסוף, דאגו להטמיע בקרב העובדים מספר הרגלים פשוטים שיעזרו לשמר את תוצאות יום הארגון לאורך זמן. השתדלו לסיים כל יום עבודה עם שולחן נקי, והקפידו להחזיר כל פריט למקומו בסיום השימוש. קיימו ישיבות צוות קצרות בהן כל אחד יסקור את המשימות והמסמכים הפתוחים שלו, ויחליט מה ניתן לסגור או לתייק. מנו אחראי מסודר בכל צוות שידאג לבדיקה שבועית של המרחבים השונים במשרד, ויתריע על הצטברות מחודשת של בלגן. ניתן גם לשלב מעת לעת אירוע גיבוש משרדי שבמהלכו כולם מנקים ומסדרים יחד, אפילו תוך כדי פעילות מהנה או תחרות. ככל שתצליחו להפוך את הנושא לחלק מהשגרה ומהתרבות הארגונית, כך הסיכוי לשמר סביבת עבודה מסודרת לאורך זמן יגדל.
כפי שראינו, ארגון יעיל של המשרד אינו חייב להיות פרויקט ארוך ומייגע. עם תכנון נכון והירתמות של כל הצוות, ניתן להשיג שינוי דרמטי ומשמעותי במינימום זמן. קביעת יום ייעודי, מיון יסודי, חלוקה לאזורים, אחסון חכם, והטמעת הרגלים נכונים הם המפתח להצלחה. וכמובן, אל תהססו להיעזר בחברות מקצועיות כמו "המרכז לפינוי דירה" שיכולים לקחת על עצמם את כל משימות הפינוי והארגון, ולחסוך לכם זמן וכאב ראש. זכרו שסביבת עבודה מסודרת ונעימה היא לא בונוס או מותרות, אלא גורם קריטי לתפקוד מיטבי של העסק ושל העובדים. השקעה נכונה של מחשבה ומשאבים בארגון המשרד תניב בהכרח פירות בדמות עלייה בפרודוקטיביות, באיכות העבודה, ובשביעות רצון של כולם. אז קדימה, שלפו את לוח השנה ובחרו תאריך להתחיל את המהפכה!
